Mogelijk ben je voor je bedrijf of organisatie ook bezig met de nieuwe Europese privacy wetgeving. Natuurlijk willen we er als Nieuwsbriefsysteem ook voor zorgen dat we op een goede manier aan de nieuwe wetgeving voldoen.
AVG of GDPR
De Algemene Verordening Gegevensverwerking is in Nederland ook wel bekend als de AVG en in Europa als de General Data Protection Regulation (GDPR).
AVG bestaat al 2 jaar en is complexe wetgeving. Overheden, bedrijven en andere organisaties zijn per 25 mei 2018 verplicht aan te tonen welke persoonsgegevens ze verzamelen en hoe die worden gebruikt en beveiligd.
De interpretatie en implementatie van de nieuwe privacywetgeving is een “work in progress”. We pakken het praktisch op en zijn intern druk bezig met acties om ervoor te zorgen dat we vanaf 25 mei de wetgeving na kunnen leven.
Waar zijn we mee bezig
Op onze website komen twee nieuwe pagina's beschikbaar - een cookiebeleid en een privacybeleid. En er wordt een nieuwe cookie-melding getoond. Daarnaast is al veel op orde zoals duidelijke contactinformatie, KVK en BTW nummer vermelding, SSL beveiligde verbinding (herkenbaar aan het slotje naast de domeinnaam). Bij het aanvragen van een proefaccount (een soort gratis aankoop) staan onze algemene voorwaarden.
In het Nieuwsbriefprogramma hebben we al veel op orde, zoals aanmeldformulieren met dubbele opt-in (is het allerbeste bewijs dat degene die de e-mail bevestigt ook degene is die zich heeft aangemeld).
Ook is het al mogelijk om in verzendlijsten contactinformatie te exporteren, te wijzigen en te verwijderen. Nieuwsbriefabonnees kunnen zich met een afmeldlink al zelf uitschrijven van een nieuwsbrief.
Verwerkersovereenkomst
Als je gebruik maakt van Nieuwsbriefsysteem, leg je diverse gegevens van je nieuwsbriefabonnees (klanten en geïnteresseerden) vast. Daarbij zitten persoonsgegevens, zoals een e-mailadres of naam.
Juridisch gezien ben jij dan de verantwoordeljke voor het correct aanleveren, opslaan en verwerken van die persoonsgegevens. Wij zijn de verwerker, omdat wij met Nieuwsbriefsysteem het voor je mogelijk maken om deze gegevens op te slaan en te gebruiken. Momenteel stellen we een verwerkersovereenkomst op waarin we onze afspraken goed vastleggen. Die overeenkomst krijg je van ons en kan via het dashboard in Nieuwsbriefsysteem digitaal ondertekend worden. Wij verzoeken je om dat zo spoedig mogelijk te doen.
Wat doe je met je verzendlijsten?
Opnieuw toestemming vragen aan je huidige verzendlijst(en)?
Alle bestaande e-mailadressen die je van voor 25 mei 2018 in je verzendlijst hebt staan en daar toestemming voor hebben gegeven, mag je die na 25 mei een nieuwsbrief blijven toezenden?
Die mensen zijn al gewend om regelmatig je nieuwsbrief te ontvangen en gaan ook niet klagen dat ze na 25 mei je nieuwsbrief blijven ontvangen. Toch is het verstandig om deze mensen op de nieuwe privacy wetgeving te wijzen en te vragen of ze je nieuwsbrief willen blijven ontvangen of willen afmelden via de afmeldlink onderaan je nieuwsbrief. Je kunt overwegen om deze actie elk jaar te herhalen. Zo zorg je voor een verzendlijst met actieve nieuwsbrief-abonnees.
Als je geen toestemming hebt?
Als je een verzendlijst hebt met e-mailadressen waarvan je nooit toestemming hebt gekregen, dan moet je hier mee stoppen. Ook al kan het zijn dat je deze mensen al jaren zonder probleem een nieuwsbrief stuurt.
Stuur daarom vóór 25 mei al deze abonnees iets vaker een e-mail en vraag nadrukkelijk of ze zich willen afmelden als ze de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen. Ze kunnen zich dan eenvoudig afmelden met de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief. Zo zorg je dat niemand ongevraagd op je verzendlijst staat.
Moeten klanten toestemming geven?
Na 25 mei mag je al je (nieuwe) klanten (dus personen die daadwerkelijk iets hebben gekocht, waar je een betaalrelatie mee hebt) nog steeds een nieuwsbrief sturen over vergelijkbare producten of diensten, ook zonder dat ze daar expliciet toestemming voor hebben gegeven. Bied ze wel de mogelijkheid om makkelijk af te melden.
Aanmeldformulier
Maar let op ... na 25 mei 2018, mag je nieuwe mensen (die geen klant zijn en wel geïnteresseerd zijn in je nieuwsbrief) alleen nog een nieuwsbrief toezenden als ze daar ondubbelzinnig en expliciet toestemming voor hebben gegeven.
Expliciete toestemming kan je krijgen doordat je bijvoorbeeld via een op je website embedded aanmeldformulier van Nieuwsbriefsysteem nieuwe aanmeldingen voor je nieuwsbrief verzamelt in een aparte verzendlijst.
Je kan ook het door Nieuwsbriefsysteem hosted aanmeldformulier gebruiken in je eigen huisstijl . Vervolgens plaats je de link naar dat aanmeldformulier als tekstlink op je website of als tekstlink in een artikel in je nieuwsbrief. De mensen die zich dan aanmelden verzamel je weer in een aparte verzendlijst en mag je in het vervolg ook een nieuwsbrief sturen.
Tot slot
Wij zijn als bouwer van de website en van Nieuwsbriefsysteem.nl op de hoogte van de ontwikkelingen maar zijn geen juridisch specialist op dit vlak. Doe daarom zelf goed onderzoek naar de impact voor je eigen bedrijf of organisatie of huur hier iemand voor in.